会社に入社したてのときは，会議の開き方ややること，準備，態度など何1つ知らなかったためとても困りました．
本を読んで学んだことや上司から聞いたことなどで全体像が見えてきたのでまとめようと思います．
本記事では会議を『会議の前』『会議直前』『会議はじめ』『会議中』『会議の最後』『会議後』に分け，それぞれで
- やるべきこと
- 意識すべきこと
を共有します．
全てできなくても1つずつ行動に落とし込んでいただければと思います．
会議の前
会議を行う前に行うべきことやマインドについて話します．
会議の目的を明確にする
会議を開くときは，何か話したいことや解決したいことがあるはずです．
なので，会議を行う目的を明確にしましょう．
目的が不明瞭だと会議の質が落ちてしまいます．
会議に参加する人も同様に『この会議はなんのためにやるのか』を認識しておきましょう
アジェンダを共有する
会議を行うとなったら，あらかじめ話す内容や時間配分を考えておくべきです．
全て即興でやるのは，時間がかかってしまったり，話が逸れてしまうリスクがあるので極力避けるべきです．
参加者にアポを取る
参加者には事前にアポを取っておきましょう．
直前になって伝えても，その時間に別の予定があることがあります．
僕の会社では，スケジュール管理サービスがあるので相手の予定がないことを確認し，先に予定を入れさせていただき，会議を入れたことを伝えるようにしています．
会議室を予約する
会議の際に会議室が使えなくて困る場合もあるので，スケジュールを組むタイミングで会議室も予約しておきましょう．
この時，オンラインで別の場所にいる人と会議をするときは相手の会議室も予約しておくと気が利くと思われます！
これは実際に僕が別の場所にいる上司とオンラインで会議をすることになった時に，上司の会議室をと取っておらず，アドバイスしていただいたことです．
成果物があるときは事前に共有するor共有していただく
成果物がある場合かつ事前に共有できる場合は，共有する，もしくは共有していただきましょう．
成果物を会議の時間に確認していると，確認という時間が発生し，その時間が無駄になってしまいます．
会議の時間短縮にもつながります．
会議の直前（数分前）
会議の直前にやることを話します．
会議室でPCなどの機材の準備をする
会議が行われる部屋で会議を行う準備を行いましょう．
僕の会社の場合は，PCの準備が必要なので，自分のアカウントにログインしたり，共有したい資料を開いたりします．
こうすることで，会議中に無駄な時間が発生したり，会議のスタートが遅延することもなくなります．
会議のはじめ
会議のはじめにするべきことを話します．
前提を揃える
継続的に行うプロジェクトの会議などでは前回の振り返りや現在地点を最初に示し，参加者全員の前提を揃えましょう．
参加者は前回の内容をうろ覚えであったり，なんのための会議なのか不明な場合もあります．
また，このタイミングで会議の目的も伝えておきましょう．
参加者全員の認識が一致することで，会議の質が高まります．
会議の最中
会議の最中にやるべきことを話します．
会議の時は必ず発言をする（超重要）
社会人になりたての方や初めてのプロジェクトに参加する際は，当たり前のことや素人質問になるかもしれないですが，それでも発言しなければ，あなたが会議に参加した意味がありません．
ユニクロの社長である柳井さんも会議の際に最後まで発言しない人がいたら，『何も発言しないなら，次回から出席しなくて結構です』と伝えるそうです．（一勝九敗より）
発言に戸惑ってしまう時は，発言の前に
『まだ素人なので，あえて素人目線で申し上げますと，〜〜』
『もしかしたら参考になるかもしれないので聞いていただきたいのですが，〜〜』
と前置きを添えると話しやすいです．(入社一年目の教科書より)
不明点や気になることの有無を聞く
会議の途中で，時々参加者に不明点や気になることを聞くと良いです．
その際は『〇〇に関して何か質問ありますか？』のように範囲を絞って質問をすると良いです．
『何か質問ありますか？』と聞いてしまうと，範囲が広すぎて，これから先に話す内容についての質問などが飛んでくるかもしれません．
説明を行う上で不明点や曖昧な部分が出てきた場合は，『多分』や『わからないけど』を使わず，『確認しておきます』と伝える
何かしら質問をされた時や説明を行うときに曖昧な部分や不明点が出てくるかもしれません．
その際，『多分』や『おそらく』などの曖昧な説明にならないようにしましょう．
もし分からない場合は，素直に『今すぐにお答えできないので，確認してお伝えします』と言いましょう．
議事録（会議のメモ）を取る
言われなくても議事録を取りましょう．（入社1年目の教科書）
自分自身の振り返りにもなりますし，参加者の振り返りにもなります．
会議後に議事録を共有できると気が利く思われます．
会議の最後
会議の最後に行うべきことについて話します．
質問を受け付ける
会議の最後に質問を受け付けるようにしましょう．
会議を通して，疑問が解消されなかった人や，議論を通じて不明瞭な部分がある人もいます．
そのため，会議終了間際に質問を受け付ける時間を確保しましょう．
ToDoを確認する（誰がいつまでに何をやるか）
会議の最中に，
『〇〇さん，これについてもう少し調査してください』
『〇〇を△△までにやりましょう』
といったように『誰」が『いつまで』に『何』をやるというのが出てくると思います．
しかし，会議を進めていくと別のことを考えることで忘れてしまうこともあるかもしれません．．
そのため，最後にToDoを確認するようにしましょう．
会議後
会議後にやることを話します．
議事録（会議のメモ）を参加者に共有する
会議の最中に取っておいた議事録を参加者に共有しましょう．
自分だけでなく参加者も後から会議を振り返ることができますし，記録に残しておくことで，決断したことや結論が出たことに対して，どうなったのかを忘れるということがなくなります．
まとめ
自分が持っている会議における知識はかなり体系的に整理することができたと思います．
参考になれば幸いです．
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